Экспорт данных из Битрикс24: как выгрузить CRM, задачи и настройки

Экспорт данных из Битрикс24 — это выгрузка элементов CRM и других разделов в файл, чтобы сохранить копию клиентской базы, передать данные для анализа или перенести информацию на другой портал. Ниже — что именно можно выгрузить, какие права и настройки для этого нужны, как выбрать формат, как проверить файл и какие ограничения учесть до начала работ.

Что решает экспорт данных из Битрикс24 и где границы задачи

Экспорт — это выгрузка данных из Битрикс24 в файл. Типовые поводы: сохранить копию клиентской базы, передать данные в другое приложение, перенести информацию на новый портал, отдать срез для анализа в таблице. От повода зависит, какие разделы и поля выгружать, поэтому формулировку задачи стоит зафиксировать до первого клика.

Экспорт не заменяет полное резервное копирование портала: он выгружает элементы, но не сохраняет системные настройки, права доступа и вложения. Также не переносятся история переписки и права доступа — это решается отдельно. Возможности экспорта зависят от тарифа и прав сотрудника.

Практический результат — файл или набор файлов, которые открываются, читаются и содержат ожидаемый набор строк и колонок. Всё остальное — промежуточные шаги.

Кому поручить

Выгрузку может выполнить сотрудник с правом на экспорт. Если задача разовая и небольшая, достаточно администратора портала. Если речь о переносе между порталами, о настройках CRM и о связанных разделах, разумно привлекать того, кто отвечает за внедрение и настройку Битрикс24: там важна последовательность шагов и понимание, что переносится, а что нет.

Что входит в задачу, а что нет

В задачу входит: определить разделы и объекты, выставить фильтр, выбрать поля, выгрузить файл, проверить его и передать дальше. В задачу не входит восстановление портала из выгрузки, перенос прав доступа и вложений, а также изменение самих данных в CRM. Если эти пункты нужны, их формулируют отдельно и планируют как самостоятельные работы.

Какие объекты можно выгрузить и что для этого нужно

Из CRM экспортируются лиды, сделки, контакты, компании, счета, предложения и элементы смарт-процессов. Контакты выгружаются только при условии, что в карточке включена настройка «Участвует в экспорте контактов». Это первое ограничение, которое стоит проверить до планирования работ.

Помимо элементов CRM, можно выгрузить товары, отчёты CRM, задачи, базы знаний, сайты, магазины и шаблоны бизнес-процессов. Для каждого раздела — свой формат файла и свой путь в интерфейсе.

Права доступа. Чтобы выгрузить данные, у сотрудника должно быть право на экспорт. В CRM права на экспорт настраиваются отдельно для каждого раздела: доступ к выгрузке сделок не означает автоматически доступ к выгрузке лидов. Перед работами сверьтесь с администратором портала — кто имеет право на экспорт и по каким разделам.

Что проверить в карточках

Обязательно проверьте настройку «Участвует в экспорте контактов». Если она выключена, контакты не попадут в файл, даже при наличии прав на экспорт. Это частая причина неполной выгрузки, которую лучше исключить заранее.

Как устроен экспорт из CRM: последовательность действий

Порядок шагов одинаков для разных элементов CRM.

1. Откройте нужный раздел — лиды, сделки, контакты, компании и так далее. 2. Переключитесь в режим просмотра «Список». Экспорт доступен только из него. 3. Отфильтруйте элементы. В файл попадут все элементы, которые есть в текущем списке, поэтому фильтр и есть выборка. Например, только успешные сделки, закрытые в прошлом году. 4. Настройте набор полей. Откройте «Настройки списка» (шестерёнка) в таблице и отметьте нужные поля, затем примените выбор. В файл попадут поля, которые есть в таблице. 5. Выберите формат: «Экспорт в CSV» или «Экспорт в Excel». 6. При необходимости включите дополнительные опции в окне экспорта. 7. Нажмите «Выполнить» и дождитесь окончания. Чем больше элементов, тем дольше может занять процесс. 8. Скачайте готовый файл.

Дополнительные опции экспорта

• «Экспортировать все поля» — в файл попадут все поля, даже если они не отмечены в таблице. Тогда шаг с выбором полей можно пропустить.
• «Экспортировать все поля контактов и компаний» — добавляет поля контактов и компаний, связанных со сделкой.
• «Экспортировать с детализацией по товарным позициям» — выгружает данные о товарах из карточки лида или сделки.
• «Экспортировать реквизиты» — доступна при экспорте контактов и компаний; добавляет реквизиты физического или юридического лица.

Что происходит с составными полями

Некоторые поля составные. Например, поле «Лид» состоит из полей «Название» и «Источник», а в поле «Телефон» есть разные типы номеров: рабочий, мобильный, домашний. Значения таких полей всегда выгружаются в отдельные колонки. Поле ID экспортируется всегда, даже если не отмечать его в таблице.

Детализация по товарам меняет структуру файла

Если выгружать сделки с детализацией по товарным позициям и в сделке несколько товаров, одна сделка займёт несколько строк. Это важно при подсчёте: число строк в файле не равно числу сделок.

Форматы файлов: когда CSV, когда Excel

Формат выбирают по следующему действию с файлом. CSV подходит для импорта в другой Битрикс24. Excel удобнее для анализа в таблице. Это разные сценарии, не путайте их.

При переносе форматы могут не совпадать: данные выгружаются в xls, а для импорта нужен csv. Файл конвертируют (например, сохраняют как csv в Excel) и обязательно проверяют на небольшом фрагменте перед полной обработкой.

Как выбрать формат под задачу

Если файл пойдёт на импорт — берите CSV. Если файл нужен человеку для чтения и расчётов — берите Excel. Если формат выгрузки и формат импорта не совпадают, планируйте шаг конвертации и проверку после него.

Реестр переносимых данных

Реестр переносимых данных — рабочий документ, который снимает большую часть вопросов до начала выгрузки. В нём фиксируют, что именно переносится, в каком формате, кто отвечает и как проверяется результат. Без реестра легко выгрузить не тот срез или забыть раздел, который нужен на новом портале.

Что стоит внести в реестр:

• Раздел и объект: лиды, сделки, контакты, компании, счета, предложения, смарт-процессы, товары, задачи, отчёты, настройки.
• Критерий отбора: период, стадия, ответственный, направление. Это будущий фильтр.
• Набор полей: какие колонки нужны и какие из них составные.
• Формат файла и необходимость конвертации.
• Ответственный за выгрузку и за проверку — это могут быть разные люди.
• Способ проверки: сверка числа строк, выборочное сравнение карточек, проверка ID.
• Ограничения: права, тариф, настройка «Участвует в экспорте контактов».

Реестр удобно вести таблицей: одна строка — один объект. Тогда перед выгрузкой видно, все ли разделы охвачены, и не приходится возвращаться к этому после переноса. Если объектов много, реестр помогает разделить работу между людьми и не потерять связь между выгрузкой и последующим импортом.

Перенос между порталами Битрикс24

Перенос между порталами строится на двух действиях: экспорт с одного портала и импорт на другой. Данные выгружаются, затем загружаются. Форматы при этом могут отличаться, и это первое, что нужно учесть.

Что переносится и как:

• Элементы CRM — лиды, сделки, контакты, компании. Экспорт и импорт в csv.
• Товары. Экспорт в xls, импорт в csv, поэтому файл конвертируют.
• Отчёты CRM из конструктора отчётов. Экспорт и импорт в csv.
• Настройки CRM — пользовательские поля, стадии, направления, настройки карточек, роботы, бизнес-процессы и приложения. Экспорт и импорт — папка с файлами json.
• Задачи. Переносятся только сами задачи и их описания, комментарии не переносятся. Экспорт в xls, импорт в csv.
• Отчёты по задачам. Экспорт и импорт в csv.
• Базы знаний, сайты и магазины. Экспорт и импорт — папка с файлом json.
• Шаблоны бизнес-процессов. Экспорт и импорт в формате bpt.

Важное предупреждение по настройкам CRM: на новом портале лиды и сделки удаляются при переносе настроек. Чтобы их сохранить, выгрузите лиды и сделки заранее, до переноса настроек. Это тот случай, когда порядок шагов важнее скорости.

Если портал только предстоит запускать и команда ещё не работает в системе, полезно заранее разобраться, как выстроить процесс, — об этом отдельный материал «Купили Битрикс24, никто не пользуется»: как реально запустить CRM.

Что подготовить до выгрузки

Перед любыми изменениями действует общий принцип: сначала копия, резервирование, тест и план возврата. Применительно к выгрузке это значит следующее.

• Сделайте копию данных, которые планируется переносить или менять, чтобы был запасной вариант.
• Проверьте выгрузку на небольшом фрагменте: один раздел, короткий период, несколько полей.
• Согласуйте окно работ, чтобы не мешать текущим продажам и работе отдела.
• Договоритесь о плане возврата: что делать, если результат не устроит.
• Уточните, кто отвечает за выгрузку и кто принимает результат.

Такой порядок снижает риск, что ошибка в фильтре или в наборе полей обнаружится уже после переноса, когда исправлять сложнее.

Учебный пример: выгрузка клиентской базы для проверки

Учебный пример. Данные условные, они показывают логику работы, а не реальный кейс.

Входные условия. Условная компания ведёт продажи в Битрикс24 в двух направлениях. В CRM накопились лиды, сделки, контакты и компании. Руководитель хочет получить срез по успешным сделкам за прошлый год, чтобы проверить полноту базы перед переносом на новый портал. Ответственный — администратор портала, проверяющий — руководитель отдела продаж.

Шаг 1. Администратор проверяет права на экспорт по нужным разделам и убеждается, что в карточках контактов включена настройка «Участвует в экспорте контактов». Если настройка выключена, контакты в выгрузку не попадут.

Шаг 2. В реестр переносимых данных вносят четыре строки: лиды, сделки, контакты, компании. Для сделок указывают критерий отбора — успешные сделки за прошлый год, для остальных — все элементы.

Шаг 3. Администратор открывает раздел сделок, переключается в режим «Список», ставит фильтр по стадии и периоду. Затем через «Настройки списка» отмечает нужные поля: название, сумму, стадию, ответственного, дату закрытия, связанный контакт и компанию.

Шаг 4. Выбирает «Экспорт в CSV», включает при необходимости «Экспортировать все поля контактов и компаний», нажимает «Выполнить» и дожидается окончания. Файл скачивается.

Шаг 5. Аналогично выгружаются лиды, контакты и компании. Для контактов и компаний при необходимости включают опцию «Экспортировать реквизиты».

Шаг 6. Проверка. Руководитель открывает файл и сверяет: число строк соответствует числу сделок в отфильтрованном списке; колонка ID заполнена; составные поля разложены по отдельным колонкам; связанные контакт и компания присутствуют. Если в сделках есть товарные позиции и включена детализация, число строк будет больше числа сделок — это ожидаемо, и в проверке это учитывают.

Наблюдаемый результат. На выходе — четыре файла, которые открываются, читаются и покрывают заявленные разделы. Расхождения фиксируют в реестре и устраняют до переноса, а не после.

Как проверить результат и принять работу

Проверка строится на сверке ожидаемого и фактического. Ниже — набор действий, который подходит и для разовой выгрузки, и для переноса.

• Сверьте число строк в файле с числом элементов в отфильтрованном списке; для сделок с детализацией по товарам учитывайте, что строк будет больше.
• Убедитесь, что колонка ID заполнена во всех строках.
• Проверьте, что составные поля разложены по отдельным колонкам и не потерялись.
• Сравните набор колонок с реестром переносимых данных: ничего лишнего и ничего пропущенного.
• Выборочно откройте несколько карточек в CRM и сверьте значения с файлом.
• Проверьте, что контакты попали в выгрузку (настройка «Участвует в экспорте контактов» включена).
• Если файл предназначен для импорта, убедитесь, что формат совпадает с требуемым, при необходимости выполните конвертацию.
• Зафиксируйте результат проверки и ответственного в реестре.

Приёмка — это не только «файл открывается». Это подтверждение, что данные полны, поля совпадают с ожиданием, а формат подходит для следующего шага.

Типичные ошибки и ограничения

• Выгрузка не из режима «Список». Экспорт доступен только из него, поэтому попытка выгрузить данные из другого режима просмотра не даст результата.
• Забыли про фильтр. В файл попадут все элементы текущего списка. Если фильтр не выставлен, выгрузка окажется шире, чем нужно.
• Не учли права. Права на экспорт настраиваются отдельно для каждого элемента CRM, поэтому доступ может быть не везде.
• Контакты не выгружаются. Причина — выключенная настройка «Участвует в экспорте контактов» или тариф, на котором экспорт контактов недоступен.
• Несовпадение форматов при переносе. Данные могут выгружаться в xls, а для импорта требоваться csv. Без конвертации импорт не пройдёт.
• Потеря лидов и сделок при переносе настроек CRM. На новом портале они удаляются при переносе настроек, поэтому выгружать их нужно заранее.
• Ожидание, что перенесутся комментарии к задачам. Переносятся только задачи и их описания.
• Подсчёт сделок по числу строк. При детализации по товарным позициям одна сделка занимает несколько строк.

Ограничения стоит проговорить отдельно: экспорт не восстанавливает портал целиком, не переносит права доступа и вложения автоматически, а часть возможностей зависит от тарифа. Если задача выходит за рамки стандартной выгрузки, её решают отдельно, и здесь полезно заранее понимать сколько стоит внедрение Битрикс24 и от чего зависит цена.

Когда стандартной выгрузки может не хватить

Стандартный экспорт рассчитан на перечисленные объекты и ручной запуск. Если нужна регулярная автоматическая выгрузка по расписанию, это отдельная задача: её возможности зависят от инструментов портала и требуют проверки по актуальной документации. Не стоит планировать такие работы, опираясь на предположения, — сначала уточняют, что именно поддерживается, и только потом закладывают сроки.

Какие исходные данные подготовить для оценки

Чтобы оценить объём работ по выгрузке или переносу, нужны конкретные вводные. Чем точнее они сформулированы, тем меньше уточнений по ходу.

• Перечень разделов и объектов, которые нужно выгрузить или перенести.
• Критерии отбора: период, стадии, направления, ответственные.
• Нужный набор полей и понимание, какие из них составные.
• Целевой формат и следующее действие с файлом: импорт, анализ, архив.
• Сведения о правах сотрудников на экспорт по каждому разделу.
• Информация о тарифе и о том, включена ли настройка «Участвует в экспорте контактов».
• Порядок шагов при переносе настроек CRM и понимание, что лиды и сделки выгружаются заранее.
• Ответственные за выгрузку и за проверку.

С этим набором можно планировать работы и не возвращаться к переделкам. Если часть данных неизвестна, это фиксируют как открытый вопрос и проверяют до старта.